Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber 

Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Stellenanzeigen und das Unternehmen interessieren. Da der Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten allen Mitgliedsunternehmen der BA.Unternehmensgruppe ein großes Anliegen ist, möchten wir Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen. Diese Erklärung ergänzt, ersetzt aber nicht, die „Informationen zur Datenverarbeitung“ auf unserer Website (https://www.ba-unternehmensgruppe.de/datenschutz/).
Die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union. In der folgenden Erklärung erläutern wir detailliert Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung der personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess.
Innerhalb der Unternehmensgruppe ist die BA.Service GmbH zuständig für das Personal-Management. Verantwortlicher iSd. Art. 4 Nr. 7, Art. 24 DSGVO und damit Ihr Ansprechpartner rund um das Thema Karriere und Bewerbungen bei den einzelnen Gesellschaften der BA.Unternehmensgruppe ist daher die BA.Service GmbH (zu Kontaktmöglichkeiten siehe: I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter dieser Datenschutzinformation). Diese Datenschutzerklärung gilt dabei für sämtliche Mitglieds- und Partnerunternehmen der BA.Unternehmensgruppe:

• Akademie GmbH
• Beteiligung GmbH
• BeteiligungEins GmbH
• BeteiligungZwei GmbH & Co.KG
• Evolution GmbH
• Herstellung GmbH & Co. KG
• Immobilien GmbH
• Impfstoffe GmbH
• Medical GmbH
• Pharma GmbH & Co. KG
• Rent GmbH
• Service GmbH
• Technology GmbH
• Vertrieb GmbH & Co. KG
• BergApotheke, Partner der BA.Unternehmensgruppe

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:

BA.Service GmbH
Vertreten durch:
Geschäftsführender Gesellschafter Timo Miller
Gildestraße 75
49479 Ibbenbüren
Tel.: +49 5451 – 5070 955
E-Mail: info@ba-unternehmensgruppe.de

Die betriebliche Datenschutzbeauftragte ist zu erreichen unter:
Martina Brinkmann
Cortina Consult GmbH
Hafenweg 24
48155 Münster
Tel.: +49 251 – 2979 4740
E-Mail: datenschutz@ba-unternehmensgruppe.de
Website: https://www.cortina-consult.com

II. Betroffenenrechte

Im Rahmen der DSGVO stehen Ihnen als von der Datenverarbeitung betroffener Person verschiedene Rechte zu, die uns als für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle gegenüber geltend machen können. Insbesondere stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (vgl. Artikel 15 DSGVO).

Recht auf Berichtigung: Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (vgl. Artikel 16 DSGVO).

Recht auf Löschung oder Einschränkung: Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (vgl. Artikel 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (vgl. Artikel 18 DSGVO) verlangen, etwa wenn die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir diese erhoben haben, nicht mehr erforderlich ist.

Recht auf Unterrichtung: Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegen uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden (vgl. Art. 19 DSGVO).

Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem bestimmten Format zu erhalten oder diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (vgl. Artikel 20 DSGVO).

Sofern wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unser „berechtigtes Interesse“ (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) berufen, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen diese Datenverarbeitung (inkl. Profiling) einzulegen. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung werden wir im Falle eines Widerspruchs in jedem Fall, bei einer Datenverarbeitung aus anderen Gründen im Regelfall einstellen, soweit wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheit überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Zur Geltendmachung dieser Rechte oder für weitere Informationen zu Ihren Rechten wenden Sie sich bitte an unsere unter Ziffer II genannte Datenschutzbeauftragte.

Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl, wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt (vgl. Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW), Postfach 200444, 40102 Düsseldorf.

III. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir nutzen Ihre im Zuge der Bewerbung erhobenen personenbezogenen Daten ausschließlich, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Dazu gehört Folgendes:

• Ihr Name und Ihre Kontaktdaten
• Ihr Lebenslauf und Ihr Bewerbungsanschreiben inklusive der Anhänge
• Ggf. Informationen, die Sie in Online-Karriere-Netzwerken und/oder Job-Portalen öffentlich angegeben haben
• Informationen, die wir in Gesprächen mit Ihnen oder aus von Ihnen vorgelegten Referenzen erhalten
Wir prüfen im Zuge des Bewerbungsverfahrens Ihre Bewerbung hinsichtlich der Eignung
• für die konkrete Position, für die Sie sich bewerben und außerdem im Hinblick auf andere Positionen, für die Sie uns anhand der uns überlassenen Informationen geeignet erscheinen
• für Entscheidungen im Zusammenhang mit unseren Bewerbungsprozessen

Sofern wir Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in ein Anstellungsverhältnis übernehmen, ändert sich der Zweck für die Verarbeitung der betreffenden Daten. Diese werden in dem Fall künftig zur Durchführung und Aufrechterhaltung des Beschäftigtenverhältnisses verwendet. Ihre Daten werden in diesem Fall aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt. Wir verarbeiten Ihre Daten dann auf Grundlage der Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Entsprechende weiterführende Datenschutzinformationen erhalten Sie selbstverständlich im gegebenen Falle.

IV. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

V. Speicherdauer
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

VI. Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte

1. Nutzung des Bewerberportals Softgarden
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns komfortabel über das dafür bereitgestellte Portal auf ausgeschriebene Stellen zu bewerben. Die Verlinkung führt zu der Bewerbungsplattform der von uns beauftragten Firma softgarden e-Recruiting GmbH (im Folgenden „softgarden“), Tauentzienstraße 14, 10789 Berlin.

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten von softgarden unter:
Marco Tessendorf
procado Consulting, IT – & Medienservice GmbH
Warschauer Str. 58a
10243 Berlin
E-Mail: eDSB@procado.de

Um eine Bewerbung über softgarden übermitteln zu können, ist die Einrichtung eines Bewerberaccounts notwendig. Hierfür müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie ein Passwort eingeben. Weitere, optionale, Daten sind:
• Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer)
• Lebenslaufdaten (z.B. Schulbildung, Berufsausbildung, Berufserfahrung,
• Sprachkenntnisse)
• Profile in sozialen Netzwerken (z.B. XING, LinkedIn, Facebook)
• Dokumente im Zusammenhang mit Bewerbungen (Bewerbungsfotos, Anschreiben, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben etc.)

Im Laufe des Bewerbungsverfahrens haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bewerbung sowie den Bearbeitungsstand einzusehen und zu verwalten.
Alternativ können Sie sich auch über die in der Stellenanzeige veröffentlichte E-Mail-Adresse bei uns bewerben. Beachten Sie dabei bitte, dass die auf diesem Weg übermittelten Daten direkt an das Bewerberportal weitergeleitet und dort automatisch importiert werden.

a) Automatisierte Datenerhebung
softgarden wird auch als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme daher ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.

Beim Zugriff auf die Produkte von softgarden (und damit auch unser Bewerbungsportal) übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisch Daten. Folgende Daten werden getrennt von anderen Daten, die Sie unter Umständen übermitteln, gespeichert:
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Browsertyp und -version,
• verwendetes Betriebssystem,
• URL der zuvor besuchten Webseite,
• Menge der gesendeten Daten,
• IP-Adresse des Zugriffs

Diese Daten werden ausschließlich aus technischen Gründen gespeichert und werden zu keinem Zeitpunkt Ihnen als einer bestimmten Person zugeordnet. Rechtsgrundlage für softgarden ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Deswegen haben wir als Auftraggeber mit softgarden als Auftragnehmer einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

b) Cookies
softgarden speichert so genannte „Cookies“, um Ihnen umfangreiche Funktionen zu bieten und die Nutzung der Webseite komfortabler zu gestalten.
„Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.
Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist die Wahrung eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Umfang und Funktionsweise dieser Cookies werden im Folgenden erläutert:
Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

c) Verarbeitung freiwillig getätigter Informationen
aa) Lebenslaufdokumente
softgarden verarbeitet und analysiert vom Bewerber hochgeladene Dokumente, um Lebenslaufdaten zu extrahieren. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Infrastruktur von softgarden. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Rechtsgrundlage der Verarbeitung sind Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO und § 26 Abs.1 BDSG.

bb) Feedback Modul
Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren, wird softgarden Ihnen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit geben, Feedback abzugeben. Dabei werden folgende Daten automatisch erfasst:
• Positionstitel der Stelle, auf die Sie sich beworben haben
• Standort der Position
• Jobkategorie

Neben einer Sterne-Bewertung einzelner Fragen haben Sie zudem die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Wir bitten Sie ausdrücklich, keine personenbezogenen Daten im Kommentar zu hinterlassen.

cc) Gehaltsstatistik Modul
softgarden wird Ihnen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit geben, Feedback über Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihnen angebotene Gehälter abzugeben. Die dabei übermittelten Informationen werden anonymisiert. Die Informationen werden ohne Verknüpfung zu Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten gespeichert und dienen statistischen Zwecken, um den Bewerbungsprozess in Zukunft noch besser zu gestalten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

dd) Abonnement von neuen Stellenanzeigen
Auf dem Karriere Board besteht die Möglichkeit, dass Sie sich über neue Stellenangebote der BA.Unternehmensgruppe automatisch informieren lassen können. Dies geschieht entweder mittels eines E-Mail Newsletters oder über ein RSS-Feed. Hierfür können die Zielgruppe, Jobgruppe und Standort eingegeben werden, um das Abonnement zu spezifizieren. Sie können allerdings auch ohne weitere Spezifizierung über neue Stellenangebote informiert werden. Wollen Sie mittels des E-Mail Newsletters über neue Stellenangebote informiert werden, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse.
Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters widerrufen. Über das RSS-Feed werden keine personenbezogenen Daten zur Information über neue Stellenanzeigen verarbeitet.

ee) Talentpool
Nach einer nicht erfolgreichen Bewerbung oder über die Schaltfläche In Kontakt treten besteht die Möglichkeit, dass Sie in unseren Talentpool aufgenommen werden. Sollte eine ähnliche oder anderweitig passende Stelle offen sein, können wir Sie dann diesbezüglich kontaktieren. Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf freiwilliger Basis durch die Nutzung eines Opt-In Links.
Rechtsgrundlage hierfür ist die Einwilligung der betroffenen Person in die Aufnahme in den Talentpool im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung zur Aufnahme in den Pool jederzeit widerrufen.

ff) Social Share Buttons
Es besteht die Möglichkeit, die Jobanzeigen auf verschiedenen sozialen Netzwerken zu teilen. Dafür werden pro Netzwerk unterschiedliche Buttons angeboten. Nach dem Klick auf einen dieser Buttons werden Sie auf die jeweiligen Netzwerke verwiesen und gelangen dort auf deren Anmeldeseiten. Diese Buttons stellen keine Plug-Ins dar und übertragen keine personenbezogenen Daten direkt an die Betreiber der sozialen Netzwerke. Derzeit können Sie die Stellenanzeigen auf folgenden Sozialen Netzwerken teilen:
• Facebook (https://de-de.facebook.com/privacy/explanation)
• Twitter (https://twitter.com/de/privacy)
• LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=uno-reg-join-privacy-policy)
• Xing (https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung)
Unter den angegebenen Links können Sie zudem erfahren, wie die genannten Sozialen Netzwerke mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

d) Nutzung der erhobenen Daten
Die Daten über den Nutzer werden erhoben, damit softgarden die Dienstleistungen erbringen kann. Darüber hinaus werden Daten zu folgenden Zwecken erhoben: Analytik, Interaktion mit Support- und Bewertungs-Plattformen, Verwaltung von Support- und Kontaktanfragen, Verwaltung von Nutzer-Datenbanken, Verwalten von Kontakten und Versenden von Nachrichten, Kontaktieren des Nutzers, Zugriff auf Profile von Drittanbietern (z.B. Login über LinkedIn und XING), Anzeigen von Inhalten externer Plattformen.
Die personenbezogenen Daten und die jeweils verfolgten Zwecke sind in den jeweiligen Abschnitten dieses Dokuments ausgeführt.
Die personenbezogenen Daten des Nutzers können von der verantwortlichen Stelle zu rechtlichen Zwecken in gerichtlichen Verfahren oder vor möglichen Klagen verwendet werden, die sich daraus ergeben, dass softgarden Produkte oder die dazugehörigen Dienste nicht ordnungsgemäß genutzt wurden. Der Nutzer ist sich dessen bewusst, dass softgarden von den Behörden zur Herausgabe von personenbezogenen Daten aufgefordert werden könnte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO.

e) Plattform für Online-Umfragen
Mit dieser Art von Diensten können Nutzer direkt über diese Applikation mit den von Drittanbietern betriebenen Plattformen für Online-Umfragen interagieren. Ist ein entsprechender Dienst installiert, so kann er auf den Seiten, auf denen er installiert ist, möglicherweise auch dann Navigations- und Nutzungsdaten sammeln, wenn Nutzer den Dienst nicht aktiv verwenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Das SurveyMonkey Widget ist ein Service für das Interagieren mit der SurveyMonkey-Plattform für Online-Umfragen von SurveyMonkey Inc.; erhobene personenbezogene Daten: Cookie und Nutzungsdaten; Verarbeitungsort: USA.
Mehr Informationen dazu unter: https://www.surveymonkey.com/mp/policy/privacy-policy/.

f) Speicherdauer
Ergänzend zu den o.g. Speicherfristen (vgl. II. ZWECKE DER DATENVERARBEITUNG, III. RECHTSGRUNDLAGEN UND IV. SPEICHERDAUER) sei darauf hingewiesen, dass die Produkte von softgarden Nicht-Verfolgen-Anfragen (do not track) durch Webbrowser unterstützen. Die Information, ob benutzte Drittanbieter das Nicht-Verfolgen Protokoll befolgen, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung für den jeweiligen Dienst.

2. Interne Datenverarbeitung

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden sodann intern an die Abteilungsverantwortlichen des jeweils beteiligten Unternehmens für die offene Position weitergeleitet. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Eine Weitergabe Ihrer Daten z.B. an Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, wenn es zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrugsfällen und sonstigen Straftaten oder zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Datenverarbeitungssysteme erforderlich ist. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, also die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, und die Wahrung unserer berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

VI. Links auf Internetseiten Dritter
Wir verlinken teilweise auf Internetseiten anderer, mit uns nicht verbundener Anbieter (Dritte). Wir weisen darauf hin, dass wir keinen Einfluss darauf haben, welche Daten durch diese Anbieter verarbeitet werden, wenn Sie als Nutzer diese Links anklicken. Da die Datenverarbeitung durch Dritte unserer Kontrolle entzogen ist, können wir hierfür keine Verantwortung übernehmen. Nähere Informationen zur Verarbeitung der Daten durch diese Anbieter können Sie den entsprechenden Datenschutz-Informationen dieser Anbieter zu entnehmen.

VII. Gültigkeit und Änderungen der Datenschutzbestimmungen für das Bewerbersystem
Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsprozesses oder der Implementierung neuer Funktionen oder Technologien kann es notwendig werden, die obigen Bestimmungen zu ändern. Wir behalten uns deshalb vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Derzeitiger Stand ist 08.2022.